Politique de conservation des données
Dernière mise à jour : 23 novembre 2024
1. Objet et champ d'application
La présente politique de conservation des données décrit la manière dont Esentstruc collecte, conserve et supprime les données personnelles et opérationnelles dans le cadre de la fourniture de ses services en ligne. Elle s'applique à l'ensemble des données traitées par nos systèmes, qu'elles proviennent de clients, d'utilisateurs, de visiteurs ou de partenaires.
Esentstruc s'engage à ne conserver les données que pendant la durée strictement nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, conformément aux principes de minimisation et de limitation de la conservation.
2. Catégories de données et durées de conservation
2.1 Données de compte et d'identification
Les données relatives à la création et à la gestion des comptes utilisateurs sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle, augmentée d'une période supplémentaire après la clôture du compte afin de répondre aux obligations légales et aux éventuels litiges.
| Type de données | Durée de conservation | Motif |
|---|---|---|
| Informations d'identification (nom, adresse électronique) | Durée du contrat + 3 ans | Gestion de la relation client |
| Identifiants de connexion (hachés) | Durée du contrat + 1 an | Sécurité et audit |
| Préférences de compte | Durée du contrat | Fourniture du service |
2.2 Données financières et de facturation
Les données relatives aux transactions, aux factures et aux paiements sont conservées conformément aux exigences comptables et fiscales applicables.
| Type de données | Durée de conservation | Motif |
|---|---|---|
| Historique des transactions | 7 ans | Obligations comptables |
| Factures et justificatifs | 7 ans | Obligations fiscales |
| Données de paiement (partielles) | Durée du contrat + 1 an | Résolution des litiges |
2.3 Données d'utilisation et journaux techniques
Les journaux générés par l'utilisation des services sont conservés pour des finalités de sécurité, de diagnostic et d'amélioration des performances.
| Type de données | Durée de conservation | Motif |
|---|---|---|
| Journaux d'accès et de connexion | 12 mois | Sécurité et détection des incidents |
| Journaux d'erreurs et diagnostics | 6 mois | Maintenance technique |
| Données d'analyse d'utilisation (agrégées) | 24 mois | Amélioration du service |
2.4 Données de communication et de support
Les échanges entre les utilisateurs et nos équipes, notamment dans le cadre du support client ou du mentorat, sont conservés afin d'assurer la continuité et la qualité du service.
| Type de données | Durée de conservation | Motif |
|---|---|---|
| Correspondance de support | 3 ans après la clôture du ticket | Qualité et traçabilité |
| Enregistrements de sessions de mentorat | Durée du programme + 1 an | Suivi pédagogique |
| Formulaires de contact | 2 ans | Gestion des demandes |
2.5 Données collectées par les cookies et technologies similaires
Les données collectées via les cookies et traceurs sont conservées selon leur nature et leur finalité.
| Type de cookie | Durée de conservation | Motif |
|---|---|---|
| Cookies de session | Fin de session | Fonctionnement du service |
| Cookies de préférences | 12 mois | Personnalisation |
| Cookies analytiques | 13 mois maximum | Mesure d'audience |
3. Critères déterminant les durées de conservation
Les durées de conservation appliquées par Esentstruc sont déterminées en fonction des critères suivants :
- La finalité du traitement : les données sont conservées uniquement le temps nécessaire à l'accomplissement de l'objectif pour lequel elles ont été collectées.
- Les obligations légales et réglementaires : certaines données doivent être conservées pendant des durées minimales imposées par la réglementation applicable.
- La gestion des litiges : les données peuvent être conservées au-delà de la relation contractuelle afin de permettre la défense de nos droits ou de ceux de nos utilisateurs en cas de contentieux.
- Les intérêts légitimes : lorsque la conservation répond à un intérêt légitime documenté et proportionné, les données peuvent être maintenues pour une durée limitée et justifiée.
4. Procédures de suppression et d'anonymisation
4.1 Suppression des données
À l'expiration de la durée de conservation applicable, les données sont supprimées de manière sécurisée et irréversible de l'ensemble de nos systèmes actifs, y compris les sauvegardes, dans un délai raisonnable suivant l'échéance.
La suppression est effectuée selon des procédures techniques garantissant qu'aucune reconstruction des données n'est possible.
4.2 Anonymisation
Dans certains cas, lorsque la suppression complète n'est pas techniquement possible immédiatement ou lorsque les données présentent un intérêt statistique ou analytique, celles-ci peuvent être anonymisées de manière irréversible plutôt que supprimées. Les données anonymisées ne sont plus considérées comme des données personnelles et peuvent être conservées sans limitation de durée.
4.3 Données en sauvegarde
Les systèmes de sauvegarde automatique peuvent conserver des copies des données pour une durée supplémentaire limitée, déterminée par les cycles de sauvegarde en vigueur. Ces copies sont soumises aux mêmes mesures de sécurité que les données actives et sont purgées conformément aux calendriers de rotation des sauvegardes.
5. Droits des personnes concernées
Toute personne dont les données sont traitées par Esentstruc dispose des droits suivants :
- Droit d'accès : obtenir une copie des données personnelles détenues.
- Droit de rectification : faire corriger les données inexactes ou incomplètes.
- Droit à l'effacement : demander la suppression des données dans les conditions prévues par la réglementation applicable.
- Droit à la limitation du traitement : demander la suspension temporaire du traitement dans certains cas.
- Droit à la portabilité : recevoir les données dans un format structuré et lisible par machine.
- Droit d'opposition : s'opposer au traitement fondé sur un intérêt légitime.
Pour exercer ces droits, vous pouvez contacter Esentstruc à l'adresse suivante : [email protected]
Toute demande sera traitée dans un délai raisonnable et au plus tard dans les délais prévus par la réglementation applicable. Nous nous réservons le droit de vérifier l'identité du demandeur avant de donner suite à sa requête.
6. Sécurité des données conservées
Esentstruc met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données conservées contre tout accès non autorisé, toute perte, destruction ou divulgation accidentelle. Ces mesures comprennent notamment :
- Le chiffrement des données au repos et en transit.
- Le contrôle des accès basé sur le principe du moindre privilège.
- La journalisation et la surveillance des accès aux systèmes contenant des données sensibles.
- Des audits de sécurité réguliers.
- Des procédures de réponse aux incidents documentées.
7. Transferts internationaux de données
Dans le cadre de la fourniture de ses services à une audience internationale, Esentstruc peut être amenée à transférer des données vers des pays tiers. Dans ce cas, des garanties appropriées sont mises en place afin d'assurer un niveau de protection équivalent à celui applicable dans le pays d'origine des données, conformément aux réglementations en vigueur.
Les durées de conservation s'appliquent indépendamment du lieu de stockage des données.
8. Conservation des données après résiliation du compte
Lorsqu'un utilisateur résilie son compte ou met fin à sa relation contractuelle avec Esentstruc, les données sont traitées comme suit :
- Les données nécessaires à l'exécution des obligations légales et contractuelles résiduelles sont conservées pour les durées indiquées dans la section 2 de la présente politique.
- Les données n'ayant plus aucune finalité légitime sont supprimées dans un délai de 90 jours suivant la date de résiliation effective.
- L'utilisateur peut demander la suppression anticipée de ses données, sous réserve des obligations légales de conservation qui s'imposent à Esentstruc.
9. Révision de la présente politique
La présente politique de conservation des données peut être mise à jour périodiquement afin de refléter les évolutions de nos pratiques, de nos services ou de la réglementation applicable. La date de dernière mise à jour est indiquée en tête de document.
En cas de modification substantielle, les utilisateurs seront informés par les moyens appropriés. La poursuite de l'utilisation des services après notification vaut acceptation de la politique révisée.
10. Contact
Pour toute question relative à la présente politique ou à la gestion de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter :
- Par courrier électronique : [email protected]
- Par courrier postal : Esentstruc, R.J.Wettinck 46, 4101 Seraing, Belgique
- Par téléphone : +32 11 25 20 23